werkcafe

Wat doet een secretaresse nou eigenlijk?

Secretaresse

Vaak wordt er bij het functie secretaresse gedacht aan “het hulpje van de baas”. Precies zo dacht ik er ook over. Echter is er na een training van Slabbers De Lange mij veel meer duidelijk geworden en ben ik er anders over gaan denken. Het is veel breder dan dat.

Een secretaresse houdt zich vooral bezig met ondersteunende werkzaamheden. Vaak zal je binnen een organisatie een manager of directeur ondersteunen. Het werk wat je dan uitvoert heet “secretariaat-werk”. Hier is ook de functie secretaresse van afgeleid. Over het algemeen zijn dit uitlopende administratieve werkzaamheden.

Wat houdt het werk nou precies in:

– het ondersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de “baas”;
– bijhouden van de afspraken in de agenda;
– het bijhouden van de correspondentie, zowel van in- en uitgaande post;
– het uittypen van brieven, verslagen en offertes;
– het beantwoorden van telefoon, email en fax;
– het archiveren van de stukken;
– contact opnemen met de klanten;
– het notuleren van gesprekken en vergaderingen;
– het organiseren van de zakenreizen, eventuele bijeenkomsten en congressen.

Zoals het je waarschijnlijk al is opgevallen heeft deze functie vele diverse en uiteenlopende taken. In de eerste taak komt het woord “baas” voor. Hiermee wordt ook wel de manager of de directeur mee bedoeld. Dat hangt er helemaal vanaf in wat voor soort bedrijf je komt te werken. Het kan namelijk ook heel goed zijn dat je dergelijke werkzaamheden uitvoert voor een hele afdeling. In dat geval wordt je ook wel een afdelingssecretaresse genoemd. Over het algemeen hoef je deze werkzaamheden vaak niet in je eentje uit te voeren, want in de praktijk kan je altijd wel rekenen op de hulp van je collega’s, zoals bijvoorbeeld van een administratief medewerker.

Verschillende niveaus:

Als zijnde secretaresse kan je binnen verschillende soorten bedrijven en organisaties werkzaam zijn. Ook zijn er verschillende niveaus te onderscheiden in het beroep van secretaresse. Dat hangt allemaal af van het opleidingsniveau dat je gevolgd heb.

Maar welke niveaus zijn er nou precies:

– junior secretaresse;
– secretaresse;
– afdelingssecretaresse;
– managementassistent;
– directiesecretaresse;
– officemanager;
– secretaresse lid Raad van Bestuur.

Zoals je kan zien kan je als secretaresse dus op schillende niveaus werkzaam zijn. Houd er wel rekening mee dat je opleiding en ervaring af zal hangen van het niveau waar je precies werkzaam zou kunnen zijn.

Wellicht wil je er meer over weten. Kijk dan eens op deze website.

2 Vind ik leuk
2 Vind ik leuk leden vinden dit artikel leuk
2.880 keer bekeken

Reageren

Reacties

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.