werkcafe

Hoe organiseer je een klein evenement?

Als je een hobby hebt, kan het soms leuk zijn om samen met andere mensen met dezelfde hobby bij elkaar te komen, en ervaringen uit te wisselen, of samen iets met de hobby te doen. Ik zal proberen in het kort uit te leggen hoe je zelf een evenement organiseert. Je kunt dit eenmalig doen, of wekelijks/maandelijks.

Ikzelf houd ervan bordspelletjes te spelen. Samen met twee vrienden organiseer ik al sinds 2009 als vrijwilliger een maandelijkse bordspellen-middag in Haarlem. De insteek is vooral samen iets leuks doen, en dan de kosten te delen, zodat het voor iedereen zo goedkoop mogelijk is.

naaien club evenementHet onderwerp

Nu zal dit voor de meesten wel logisch zijn, maar ik wou er toch even bij stilstaan: Je evenement heeft een duidelijk onderwerp nodig. Wees daarin niet té specifiek (“Traditionele Zeeuwse klederdracht haken met kruissteek onder het licht van de volle maan”), maar ook niet te breed (“Kleding”). Zorg dat het duidelijk is waar het over gaat: Kleding maken, Mode, tweedehands kleding kopen of verkopen, etc. Je wil natuurlijk voorkomen dat mensen met het verkeerde idee naar je evenement komen. Dat zou kunnen betekenen dat ze meteen weer vertrekken.

sportzaal evenementEen locatie vinden

Je evenement heeft een locatie nodig. Afhankelijk van de hoeveelheid bezoekers, en het onderwerp zul je een aantal keuzes moeten maken. Als het een klein aantal bezoekers betreft, zou je erover kunnen nadenken het bij je thuis in de huiskamer te doen. Als je dit niet fijn vindt, of als je teveel bezoekers verwacht zijn er andere mogelijkheden. Vaak hebben buurtcentra, sportclubs, kerken, en andere publieke instanties wel ruimtes die je goedkoop voor een dagdeel kunt gebruiken en/of huren.

Natuurlijk is het een goed idee om een locatie uit te zoeken die aansluit bij het onderwerp. Als je een sportclubje organiseert, is het natuurlijk handig om dat in een sportzaaltje te doen. Als je iets gaat doen waarbij tafels handig zijn, is iets als een buurtcentrum natuurlijk handiger dan een sportzaaltje.

evenement groepsactiviteitHoe vind je zoiets?

  • Je kunt eens googlen naar ‘zaalverhuur’ en van de naam van de wijk waar je het wil organiseren. Als dat niks oplevert kun je ook zoeken binnen de hele gemeente.
  • Vraag eens rond bij vrienden, familie, kennissen, collega’s, buren, etc. Misschien weet iemand toevallig iets.
  • Zoals eerder gezegd, buurtcentra, sportclubs, kerken, culturele instellingen, etc hebben vaak momenten dat ze hun eigen ruimten niet gebruiken. Vaak kun je tegen een schappelijke prijs zo’n ruimte huren voor een dagdeel.
  • Een aantal horecagelegenheden hebben vaak buiten de horeca-‘spitsuren’ om, ook de gelegenheid om iets te organiseren. Vaak gaat dit wel gepaard met een consumptie verplichting.

rekenmachine toegangsprijs evenementGeldzaken

Helaas gaat voor niks de zon op, en zal er vroeg of laat betaald moeten worden. Huur van de locatie, bijvoorbeeld. Een andere eventuele kostenpost is promotie, waar we het zo over gaan hebben.

Ik kan niet voor je bepalen hoe je de financiën regelt, maar voor het gemak ga ik er even van uit dat je erop uit bent om de kosten zo laag mogelijk te houden. Voor jezelf, en je bezoekers. Dit kun je op meerdere manieren bereiken.

  • Je berekent de kosten per evenement, en je telt de hoeveelheid bezoekers (vergeet jezelf niet!). Vervolgens deel je de kosten door de bezoekers. Als dit een eenmalig evenement is, is dit veelal prima. Zorg wel dat je dit ook van tevoren naar de bezoekers communiceert, zodat ze niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Voor een terugkerend evenement is dit wat lastiger, omdat het elke keer weer rekenwerk is, en de bezoekers per keer een variërende toegangsprijs voorgeschoteld krijgen.
  • Je kunt ook een vaste toegangsprijs hanteren. Het voordeel is dat dit duidelijker is naar de bezoekers, maar als er niet veel mensen komen, loop je het risico dat je meer uitgaven dan inkomsten hebt. In de praktijk betekent dit waarschijnlijk dat je het restant zelf aan moet gaan vullen. Het kan ook zo zijn dat je hierdoor tevéél inkomsten krijgt om quitte te draaien. Je kunt dit weer terug de bezoekersgroep in circuleren. Klein voorbeeld: op ons bordspellen-evenement geven we het overschot uit aan bordspellen die door de bezoekers gebruikt kunnen worden. Op die manier houd je het geld wel bij de gemeenschap.

Geld Verdienen

Als je het geld zelf wilt houden, kan dat. Dit betekent wel dat je je in moet schrijven bij de kamer van koophandel, als je dit tenminste legaal wil doen. Je leest hier over of en hoe je je moet inschrijven als ondernemer.

evenement promotie prikbord supermarktPromotie

Okee. Je hebt een idee voor een onderwerp, je kan op de door jou uitgezochte locatie terecht op de datum die je ervoor geprikt hebt: Hoe krijg je dan bezoekers? Dat kan op meerdere manieren:

  • Flyers in de supermarkt
  • Vraag vrienden, familie, kennissen, collega’s, buren, etc of ze willen komen, en of ze zelf ook eens rond willen vragen.
  • Je kunt op Facebook heel makkelijk gratis een pagina voor het clubje aanmaken. Op deze pagina kun je data voor evenementen posten. Iedereen met matchende interesses krijgt dit vroeg of laat te zien.
  • Andere social media, zoals Twitter, kun je ook gebruiken om je promotie te verspreiden.
  • Als je handig bent, zou je een eigen website kunnen bouwen, en er op al je social media-kanalen naartoe linken. Op de website zelf geef je dan antwoord op algemene vragen, zoals bijvoorbeeld openingstijden en/of toegangsprijzen.
  • Websites zoals Meetup zijn gemaakt voor dit soort kleinschalige evenementen. Je kunt ook hier een pagina aanmaken, tegen een lage prijs. Voordeel is wel dat mensen die op de site komen wel serieuze interesse hebben. Vaak zitten er ook veel expats op de site: mensen die (tijdelijk) in Nederland zijn komen wonen en werken, en nog niet echt een sociaal netwerk hebben opgebouwd. Op een site als Meetup zoeken ze dan naar hun interesses.

Evalueren

Zeker als je van plan bent iets wekelijks of maandelijks te organiseren, is het handig om achteraf even te evalueren: wat ging er goed, wat ging er niet goed? Zijn er dingen die onhandig gingen, of stroef? Vaak komen er ook suggesties of ideeën uit de groep zelf, als je met ze aan de praat raakt. Als je dit elke keer doet, zul je vanzelf zien dat het keer op keer beter gaat.

Wat wel een handige tip is: probeer voorzichtig te zijn in dingen die je aanpast. Wat ik daarmee bedoel is dat als je een vaste prijs hanteert, dat je deze niet elke 2 maanden aanpast. Het is handig als je dingen die beter kunnen aanpast, maar teveel en te snel dingen aanpassen schrikt mensen af, maakt ze in de war.

Dit zou je een heel eind op weg moeten helpen om je eigen evenement te organiseren. Ik wens je veel succes en plezier toe!

 

1 Vind ik leuk
1 Vind ik leuk leden vinden dit artikel leuk
2.419 keer bekeken

Reageren

Reacties

Francisca Hagen
Francisca Hagen 04 december 2017
Goed artikel, geeft prima inzicht over waar je aan moet denken als je een evenement moet organiseren. Ik mis eigenlijk nog wel iets in het artikel: je hebt de locatie, geldzaken en promotie uitbedacht, maar hoe zit dat nu op de dag van het evenement zelf?